Coworking. Pistas para ayudarte a elegir centro.

publicado en: Blog | 0
Share Button

Hablando de coworking en acadacual

Tanto si te estrenas en el mercado profesional como si tu situación laboral ha cambiado recientemente, puede que seas de los muchos que optan por trabajar por cuenta propia. A lo mejor porque te gusta el estilo o puede ser porque no quieres esperar más una oportunidad por cuenta ajena que, por la actual situación económica, tarda en llegar o no es especialmente atractiva.

Como no están los tiempos para grandes gastos, una opción real es trabajar en casa. Si ya lo has probado y estás harto de pasar el día en pijama o no te parece serio recibir a tus clientes con tu gato en el regazo, seguramente habrás pensado aprovechar que terminan las vacaciones para elegir otro espacio de trabajo.

Una atractiva alternativa al alquiler de una oficina o de un despacho puede ser el trabajo en un centro de coworking (O cotrabajo, en su versión castellanizada) Seguro que si compartes proyectos con otros profesionales ya os habréis planteado la opción de compartir también el lugar de trabajo, si no es así y te gusta la idea, puedes recurrir a asistir a alguno de los que ofertan sus servicios al público. Desde acadacual queremos ayudarte a elegirlo si ya te has decidido por esa opción o a conocerlo si no estás familiarizado con el concepto.

Por su vocación de lugar compartido, los centros de coworking suelen estar articulados alrededor de un espacio principal diáfano en el que desarrollan conjuntamente sus actividades los distintos profesionales que le dan uso. A esa sala principal la complementan otras para reuniones o trabajo individual. Los centros de coworking proveen además a sus usuarios de recursos comunes de tipo tecnológico (como conexión a Internet o servicio de impresión), asesoramiento profesional (por ejemplo la asesoría fiscal, legal o jurídica) o logístico (como mensajería, servicio de compra, catering…) Suelen ofrecer tarifas para usos mensuales o diarios así como bonos y descuentos por uso de sus diferentes recursos. Al contrario de lo que ocurre con la renta de un despacho no suelen exigir estabilidad aunque normalmente su uso frecuente reduzca las tarifas.

La principal diferencia entre asistir a un lugar de coworking o recurrir al convencional alquiler de un despacho es la apertura del trabajo al espacio común. Esta apertura favorece el contacto con el trabajo de otros, desde su dimensión más humana y social hasta la versión más colaborativa de trabajo en común, que es la que da origen a esta alternativa profesional. Por supuesto debes calibrar bien entre concentración y sociabilización si sospechas que eso puede afectar a tu rendimiento profesional.

Aunque el planteamiento pueda parecer algo difuso al exponerlo, es extraordinariamente enriquecedor tener cerca otros profesionales, tanto si se dedican a disciplinas similares a la tuya como si no. Aunque te puede resultar de más ayuda para resolver un problema específico alguien con una profesión similar a la tuya, desde acadacual podemos dar fe de que resulta tanto más inspirador compartir espacio con profesionales cuanto más variados son en sector y en estilo.

Ni que decir tiene que no vas a estar a gusto en coworking si para tu trabajo es crítica la privacidad o por tu forma de trabajo o por tu personalidad no te sientes cómodo al desarrollarlo de una forma tan abierta, Ten en cuenta que puedes compartir techo con profesionales de tu mismo sector; si los ves como a la competencia en lugar de como una compañía que puede hacerte crecer, te sentirás fuera de lugar.

Ubicación

Uno de los primeros factores que hay que considerar al decidirse por un centro de coworking es su ubicación. Dependiendo de lo que necesites puedes optar por el centro, que te situará equidistante de tus clientes y seguramente cercano pero, en tal caso, no te olvides de resolver el tema del aparcamiento y/o el transporte público e incluirlo en las señas cuando te cites con ellos.

Si reunirte con los clientes no es un factor relevante, seguramente ahorres en tiempo y transporte buscando un centro de coworking en tu barrio, cerca de donde vives.

También puede que el trabajo que vas a realizar condicione la localización si, por ejemplo, necesitas estar cerca del lugar en el que se elabora un producto o donde se ejecuta tu proyecto y debes realizar visitas frecuentes para actuar sobre el proceso.

El puesto de trabajo

Como hemos dicho, la parte más importante de un centro de coworking es la sala de trabajo común, que suele ser un espacio diáfano y común donde se realiza la mayoría del trabajo, así que es la que con más cuidado debes valorar

¿Es completamente utilizable o algún día puedes tener la mala suerte de que te toque un rincón oscuro? ¿El precio es el mismo para todos los puestos de trabajo? ¿Se reservan algunos puestos concretos o el que antes llega antes ocupa un lugar?

No te olvides de verificar algo tan obvio como que la sala y el mobiliario son cómodos y están en buen uso. Cosas como la iluminación o la temperatura pueden mermar tu rendimiento en el tiempo del trabajo.

Otras zonas del centro de coworking

Es muy probable que vayas a necesitar una sala de reuniones, verifica que es un lugar acogedor también para tus clientes y que está equipada con lo necesario para tu trabajo. Por ejemplo puede que necesites usar un proyector, una TV de dimensiones considerables u otros medios audiovisuales ¿Disponen de ellos? ¿Están incluidos en el precio del uso de la sala?

También es importante poder elegir entre una sala de reuniones grande, para dirigirte a un público amplio y una menor, o un despacho, para tratar sólo con una o dos personas que es un caso mucho más frecuente.

La ventaja de tener otros profesionales trabajando cerca de ti puede convertirse en un inconveniente si necesitas un momento de mucha concentración. Un servicio muy interesante puede ser la sala de silencio, algo al estilo de una biblioteca, donde las normas de uso no permitan hablar en voz alta o hacer ningún tipo de ruido. Si eres muy sensible al ruido, comprueba el aislamiento y/o la ubicación de la sala antes de dar por cierto que habrá silencio.

Telecomunicaciones

Si trabajas como autónomo, el teléfono móvil seguramente es una de tus herramientas indispensables. No te olvides de verificar que haya suficiente cobertura. Algo tan nimio puede llevarte a dar sensación de desatención a tus clientes.

En cualquier caso, es una buena idea considerar si tienen servicio de teléfono fijo al público; el precio de uso de la centralita puede ser mucho más barato, para llamar a fijos, que tu tarifa de móvil. Pero cuidado ¿De cuántas líneas/persona disponen?

La conexión a Internet también es algo muy importante para muchos trabajos. Si es tu caso debes asegurarte de que disponen de suficiente ancho de banda para todos los puestos de trabajo; es excelente si además garantizan un mínimo disponible (impidiendo que algunos usuarios abusen y dejen a los demás con poco caudal).

Es importante que te aclaren muy bien si tus necesidades de uso de la red están previstas y permitidas. Algunos centros, por ejemplo, usan un proxy/caché para optimizar la conexión o para filtrar determinados servicios y puede dar la casualidad de que sea precisamente eso que es tan importante para ti.

Un lugar en el que muchos usuarios trabajan de manera más o menos anónima con Internet es perfecto para actividades informáticas poco éticas, desde espiar las comunicaciones hasta valerse de malware para tomar control de otros ordenadores. Asegúrate de que te garantizan que tienen resuelta la seguridad informática en lo que a conexión a Internet se refiere y no te cortes en usar conexiones cifradas (cifrar conexiones con SSH es muy fácil) para todo lo que te sea posible.

Medios de producción disponibles

Como decíamos antes, la dotación tecnológica debe ser un punto fuerte en un lugar de coworking. Es común disponer de servicio de impresión ¿Cumple con el nivel de prestaciones que tu trabajo necesita (tamaño, calibrado de color…)? ¿Disponen de consumibles variados y en abundancia?

Tendrás que llevar tu portátil pero para muchos trabajos es importante usar una pantalla mucho más grande ¿Incluyen monitores (de al menos 21”) como hardware auxiliar? ¿Disponen de hardware/software para calibrarlos? ¿Facilitan cables para conectarlos a tu ordenador? Un valor añadido puede ser que estén provistos de un servicio de backup local; si decides usarlo recuerda que no debe ser tu respaldo principal y que sólo será válido si te garantizan privacidad y seguridad. Ante la duda, cifra los datos que almacenes.

¿Qué pasa si se te rompe el ordenador? En los mejores centros de coworking encontrarás servicio técnico o un acuerdo de actuación rápida con una empresa de mantenimiento. En cualquier caso, es práctico que dispongan de ordenadores de repuesto con aplicaciones básicas, al menos en lo esencial, para no quedarte parado si el incidente con tu máquina es realmente serio. Para eso son perfectas muchas de las distribuciones de GNU/Linux más modernas que además pueden funcionar en vivo.

También puede resultar muy útil que cuenten otro tipo de hardware público para los usuarios, por ejemplo un escáner, y otro de repuesto por si no lo tienes disponible o se te avería justo cuando más lo necesitas: teclados, ratones, cámaras web, micrófonos, altavoces de pequeño formato, consumibles de almacenamiento (como memorias USB)…

Correo y mensajería

En el centro de coworking deben aceptar correo a tu nombre aunque no uses sus servicios a diario. Puede que te cobren un extra pero de esa forma podrás contar con una dirección estable para recibir allí los envíos, seguro que estarán abiertos en horario de oficina, aunque tengas que salir con frecuencia.

Valora también si tienen un servicio de mensajería propio o te hacen descuentos (pueden conseguirlos por volumen) para uno de terceros como parte de su oferta.

Algunos centros de coworking con su propio sistema de mensajería pueden hacer encargos inteligentes que raramente aceptará una empresa de mensajería convencional como presentar impresos en organismos oficiales, fotocopiar documentos, o realizar compras de material. Para valorar cómo es de importante, imagínate hasta arriba de trabajo y por ejemplo, tener que llevar documentos a tu colegio profesional en plazo.

Pide ayuda

Uno de los valores añadidos que más importantes nos parecen y que paradójicamente es menos solicitado es el asesoramiento.

Cuando estás en un centro de coworking iniciando tu actividad profesional seguramente andes perdido en las cuestiones periféricas del trabajo, por ejemplo las legales, fiscales y contables (aunque, como no, también las propias de tu profesión) Los centros de coworking más grandes te ofrecerán estos servicios in situ; en caso contrario valora como muy importante que cuenten con convenios para asesoría fiscal, legal y contable que te abaraten los costes y te den una atención especial.

Cada vez es más frecuente encontrar centros de coworking especializados en un tipo concreto de público profesional, en ese caso pueden ayudarte también con las cuestiones propias de tu trabajo apadrinando tus inicios con un asesoramiento muy valioso y cuando más lo necesitas. Si es tu caso, es lo mejor que podemos recomendarte pero cuidado, deben cuantificar y garantizar esa ayuda así como ofrecerla de manera proactiva, no sólo estar preparados profesionalmente para darla potencialmente.

Actividades complementarias

Por sus instalaciones y su dimensión social, los centros de coworking son lugares excelentes para la organización de actividades complementarias al trabajo como talleres o charlas más o menos profesionales o más o menos lúdicas y culturales. Cuanto más sectorial sea tu centro más probable es que te resulten interesantes y prácticas, en cualquier caso, permítenos insistir, especialmente si estás al principio de tu carrera profesional, en la importancia de la dimensión social (sí, también en lo profesional) y de la oportunidad tan valiosa que en ese tipo de actividades se te presenta para integrarte en la comunidad que formas con tus compañeros.

Siéntete como en casa

No te engañes, los vas a necesitar; no se te olvide echar un vistazo a los aseos. Por normativa seguramente no habrá problema en que estén dimensionados conforme al aforo previsto pero hay detalles que pueden servirte para ponerles más o menos nota. Si, por ejemplo, disponen de armarios o taquillas, puedes ir vestido cómodo a trabajar pero tener ropa más formal para cambiarte si te surge hacer una visita imprevista a un cliente.

Muchas veces te puede servir para relajarte salir a una cafetería para hacer un descanso pero es muy útil que dispongas de una cocina en el centro en el que poder prepararlo (o que te lo preparen, si ofrecen también ese servicio) para ahorrar tiempo (y/o dinero) cuando andes muy atareado.

Por supuesto debes disponer de barra libre de agua fresca y es muy importante un frigorífico supervisado para llevar tus propios alimentos o bebidas o la posibilidad de comprarlos allí mismo a precios razonables.

Según tu horario puedes necesitar un lugar cercano para el almuerzo y/o que la dotación de la cocina incluya medios, por ejemplo, para calentar algún plato. Un servicio interesante que dan algunos centros de coworking es el de catering que te puede liberar de pensar en eso e incluso permitirte alimentarte correctamente.

Sólo en los centros más grandes dispondrán de servicios complementarios, por ejemplo de ocio o gimnasio. Determina cómo de importante es eso para ti y recuerda la dimensión social de la que ya te hemos hablado.

Decide con cuidado

Haz bien las cuentas, no te quedes sólo con el precio base y considera todos los gastos (también los indirectos, como el transporte o comer fuera) Aunque sea sólo como una medida para prevenir que los usuarios abusen de los recursos, es muy probable que te cobren por todos los servicios, hasta los más pequeños, valora los que necesitarás normalmente (o incluso el peor de los casos) para hacerte una idea más realista de lo que te va a costar y por supuesto sopésalo con las prestaciones que te ofrecen.

Al igual que harías si visitaras apartamentos para alquilar, es una buena idea preparar un estadillo con una lista de necesidades antes de recorrer los diferentes centros de coworking candidatos. Así podrás valorar después con más calma los datos que has recabado y de manera objetiva determinar las ventajas y los inconvenientes para decidir con mejor criterio tu centro de coworking.

¡Mucha suerte con tu elección!